Le e-mail sono un aspetto vitale della comunicazione aziendale al giorno d’oggi. Lo sapevate che un impiegato medio riceve quasi 80 e-mail al giorno? Con così tante e-mail, alcune spesso risultano essere meno efficaci e fraintese.

Quindi, per scrivere un’email efficace, dobbiamo prendere in considerazione fattori importanti come un certo linguaggio, il formato e lo stile. Per ottenere risultati soddisfacenti, dovete sapere come applicare queste norme alle vostre e-mail.

Beh, non preoccupatevi! Ecco di seguito un modo per scrivere un’e-mail efficace in pochi passaggi.

  • I saluti sono importanti

Iniziate la vostra e-mail salutando il destinatario in modo conciso e professionale. Potete rivolgervi all’altra persona utilizzando il suo nome. Altrimenti, potete semplicemente scrivere:

  • mi,
  • Gentile sig./sig.ra,

Alcuni esempi di saluti formali sono:

  • Gentile sig. Alex,
  • Gentile sig.ra Rossi,

Tuttavia, se la vostra relazione è informale, potete anche salutare la persona con “Ciao Luca”.

  • Ringraziate il destinatario

Se state rispondendo a una domanda del destinatario, iniziate la vostra e-mail con una frase di ringraziamento, per esempio, “Grazie per l’interesse dimostrato per il nostro prodotto”.

Oppure, se la persona ha risposto a una delle vostre e-mail, potete iniziare con “Grazie per la vostra pronta risposta”. Poiché è fondamentale iniziare l’e-mail con una nota positiva, sarebbe opportuno partire ringraziando il destinatario. Anche perché vi farà sembrare più educati, il che è una buona cosa.

Potete anche iniziare con un breve saluto che vi accomuna. Esso dovrebbe includere il modo in cui siete entrati in contatto. Alcuni esempi sono:

  • È stato bello incontrarti ieri.

Se desiderate mantenere un tono informale e caloroso, puoi scrivere “Spero che tu stia bene”.

  • Partite con lo scopo dell’e-mail

La parte del saluto e del ringraziamento al destinatario deve essere breve, dopodiché si deve arrivare al punto della questione. Potete iniziare con “Scrivo in riferimento a…” o “Vorrei chiedere informazioni su…”.

Il vostro scopo deve essere espresso all’inizio dell’e-mail, prima che passiate alla parte principale della stessa. Oltre a questo, assicuratevi che le vostre frasi siano chiare e concise, poiché i vostri interlocutori preferiscono leggere le e-mail rapidamente. Alcune persone si limitano semplicemente a far scorrere le e-mail.

Le successive questioni importanti da tenere a mente sono la grammatica, la punteggiatura e l’ortografia. Sarebbe sicuramente di aiuto nel fornire un’immagine professionale della vostra azienda.

  • Aggiungete le osservazioni finali

Concludete con una breve frase che renda facilmente comprensibile la vostra intenzione. Potrebbe indurre il destinatario a intraprendere un’azione o semplicemente chiudere garbatamente la conversazione. Ecco alcuni esempi:

  • In attesa di un gentile riscontro.
  • Fammi sapere cosa ne pensi.
  • Restiamo in contatto.
  • Terminate con una frase cortese

L’ultimo passo sarebbe quello di inserire una conclusione appropriata che contenga il vostro nome. Potete usare “Cordiali saluti”, “Distinti saluti” oppure “Grazie”.

Prima di premere il pulsante di invio, rileggete la vostra e-mail. Assicuratevi che non ci siano errori di battitura, punteggiatura ed errori grammaticali. Anche il più piccolo errore può far sembrare la vostra e-mail poco professionale o superficiale, che è esattamente l’opposto di quello che si vuole ottenere.

Conclusione

Questi erano dunque i consigli di base per scrivere un’email aziendale efficace e coinvolgente che sicuramente darà risultati positivi. Abbiamo dimenticato qualcosa? Or do you have some specific tips that are proven to work with your customers or business partners? Fatecelo sapere con un commento qui sotto!